หน้าหลัก | แผนผังเว็บไซต์ | ติดต่อเรา

การควบคุมพัสดุ

การควบคุมพัสดุ แบ่งออกได้เป็น 3 ส่วน คือ การเก็บรักษา การเบิกจ่าย และการตรวจสอบพัสดุ

  • การเก็บรักษาพัสดุ โดยปกติพัสดุจะเก็บรักษาไว้ในคลังพัสดุซึ่งต้องเป็นสถานที่ที่มีความปลอดภัยและสะดวกต่อการนำออกไปใช้ปฏิบัติงานได้ทันทีที่มีความต้องการ จึงต้องคำนึงถึงสิ่งเหล่านี้ คือ
    1. การรักษาความปลอดภัย พัสดุที่จัดเก็บรักษาอยู่ในคลังพัสดุต้องได้รับความคุ้มครองป้องกันอยู่ตลอดเวลาให้ปลอดภัยจากการถูกลักขโมยและจากภัยอื่นๆ
      โดยทั่วไปมักมีการกำหนดมาตรการรักษาความปลอดภัยขึ้นในคลังพัสดุ ห้ามผู้ที่ไม่มีหน้าที่เกี่ยวข้องเข้าไปในคลังพัสดุ
    2. การเก็บและโยกย้ายพัสดุ ในการเก็บและโยกย้ายพัสดุ จะต้องมีการวางแผนและกำหนดวิธีปฏิบัติ ซึ่งมีข้อควรคำนึงถึง เช่น ขนาด น้ำหนักของพัสดุที่จะเก็บ ความถี่ของการเบิกจ่าย ตำแหน่งที่ตั้งของพัสดุ พื้นที่ที่ใช้ในการเก็บรักษา การวางผังจัดคลัง วิธีการโยกย้าย เป็นต้น
    3. การตรวจนับพัสดุและการตรวจสอบพัสดุ การตรวจนับพัสดุเพื่อให้ทราบจำนวนพัสดุ และการตรวจสอบพัสดุเพื่อให้ทราบว่าจำนวนพัสดุนั้นๆ มีอยู่จริงตรงตามบัญชีหรือทะเบียนควบคุมพัสดุ การตรวจนับและตรวจสอบพัสดุนิยมทำกันอยู่ 3 แบบด้วยกันคือ

      ก. แบบประจำหรือหมุนเวียน คือ การตรวจนับพัสดุโดยเฉลี่ยทุกรายการโดยการนับและตรวจสอบทุกรอบที่กำหนด เช่น ทุกสัปดาห์ หรือทุกเดือน ปฏิบัติเช่นนี้ตลอดไป
      ข. แบบสมบูรณ์ คือ การตรวจนับและการตรวจสอบโดยนับและตรวจสอบทุกรายการให้เสร็จในคราวเดียว
      ค. แบบพิเศษ คือ การตรวจนับและกาตรวจสอบโดยเลือกพัสดุบางรายการ เมื่อเกิดกรณีต่างๆ เช่น เกิดการโจรกรรม เกิดภัยต่างๆ มีรายการพัสดุไม่ตรงตามบัญชี เป็นต้น

    4. การโยกย้ายพัสดุ เป็นการนำพัสดุจากคลังพัสดุไปยังมือผู้ใช้ โดยมีเอกสารในการนำส่ง เช่นใบเบิกพัสดุ ใบโอนพัสดุ ใบกำกับการขนส่ง เป็นต้น การโยกย้ายพัสดุออกจากคลังมี 3 วิธี คือ

      ก. ผู้เบิกพัสดุรอรับพัสดุที่คลังพัสดุ
      ข. คลังพัสดุ ส่งให้หน่วยผู้เบิก
      ค. ผู้ขายส่งพัสดุตรงให้ผู้เบิก

      อย่างไรก็ดี ในเรื่องการเก็บรักษาพัสดุของส่วนราชการ ระเบียบฯ มิได้มีหลักเกณฑ์กำหนดที่ชัดเจน มีเพียงข้อกำหนดให้เป็นหน้าที่ของเจ้าหน้าที่พัสดุ ว่าเมื่อเจ้าหน้าที่พัสดุได้รับมอบพัสดุแล้ว ให้ดำเนินการดังนี้

      - ลงบัญชีหรือทะเบียนเพื่อควบคุมพัสดุ แยกเป็นชนิดโดยมีหลักฐานการรับเข้า บัญชีไว้ประกอบเป็นหลักฐานด้วย
      - เก็บรักษาพัสดุให้เป็นระเบียบเรียบร้อย ปลอดภัย และให้ครบถ้วนถูกต้องตรง ตามบัญชี หรือทะเบียน

      สำหรับในเรื่องของการควบคุมพัสดุของส่วนราชการ ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการพัสดุฯ มีข้อกำหนดไว้ว่าพัสดุของส่วนราชการไม่ว่าจะได้มาด้วยประการใด ให้อยู่ในความควบคุมตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการพัสดุเว้นแต่มีกฎหมายหรือระเบียบของทางราชการกำหนดไว้เป็นอย่างอื่น ซึ่งตามระเบียบฯ ได้กำหนดแบบฟอร์มในการควบคุมเป็น 2 ชนิด โดยแบ่งตามการจำแนกประเภทรายจ่ายงบประมาณของสำนักงบประมาณ กล่าวคือ

      1. บัญชีวัสดุ ใช้สำหรับการควบคุมพัสดุที่จัดเป็นประเภทวัสดุ ได้แก่ พัสดุที่ไม่มีความคงทนถาวรใช้แล้วสิ้นเปลืองหมดไป พัสดุที่มีอายุการใช้งานไม่เกิน 1 ปี หรือ พัสดุที่มีความคงทนถาวรและมีอายุการใช้เงินเกิน 1 ปี แต่มีราคาต่อหน่วยไม่เกิน 5,000 บาท
      2. ทะเบียนครุภัณฑ์ ใช้สำหรับพัสดุที่จัดเป็นประเภทครุภัณฑ์ ได้แก่ พัสดุที่เป็นครุภัณฑ์โดยสภาพ พัสดุที่มีความคงทนถาวรมีอายุใช้งานเกินกว่า 1 ปี และมีราคาได้มาเกิน 5,000 บาท

      หากจะพิจารณาตามประเภทของการควบคุมแล้วจะสามารถพิจารณาแยกได้เป็น 2ประเภท คือ

      1. การควบคุมทางพัสดุ เป็นบริหารงานพัสดุส่วนหนึ่ง และเป็นส่วนที่สำคัญเพราะเกี่ยวข้องกับทุกหน่วยงานภายในองค์กร ดังนั้นทุกหน่วยงานจะต้องเข้าใจหน้าที่ของการควบคุมพัสดุเป็นอย่างดี ทั้งนี้ รวมถึงการจัดองค์การและการจัดเตรียมเอกสารต่างๆ ที่จำเป็นเพื่อให้การควบคุมพัสดุเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและประหยัด
      2. การควบคุมทางบัญชี เป็นการควบคุมทางด้านบัญชี เพื่อให้มีข้อมูลในการที่จะนำไปใช้ในการคาดการณ์และกำหนดความต้องการใช้พัสดุ ประเภท ชนิดต่างๆ ของผู้ใช้ การควบคุมทางบัญชีแบ่งเป็น 2 ระดับ คือ

        ก. การควบคุมทางบัญชีในระดับหน่วยเบิก ตามปกติแต่ละแผนกจะมีการจัดทำบัญชีควบคุมพัสดุอย่างง่ายๆ มีรายการไม่มากนัก ที่สำคัญควรมีการทำบัญชีควบคุมเป็นของหน่วยงานนั้นๆ
        ข. การควบคุมทางบัญชีในระดับหน่วยจ่าย การควบคุมระดับนี้เป็นเรื่องสำคัญ เพราะเป็นหน่วยที่มีพัสดุหลายรายการ และมีเป็นจำนวนมาก ดังนั้น จึงจำเป็นต้องจัดหน่วยงานย่อยเพื่อทำหน้าที่ต่างๆ เช่น หน่วยตรวจสอบเอกสาร หน่วยบัญชีคุมพัสดุ เป็นต้น ทั้งนี้ เพื่อให้การควบคุมเป็นไปอย่างรัดกุมมากยิ่งขึ้น

Go top